Hast du vergessen deinem Finanzamt diese Geschäftszahlen zu zeigen?

Am Anfang steht meist die Idee, einen Online-Shop zu eröffnen und mit diesem seinen Lebensunterhalt zu verdienen. Ein solches Vorhaben hat ja alleine bei uns in Deutschland auch bereits zigtausendfach funktioniert. Gut so! Wir freuen uns wirklich über gut jeden laufenden Webshop. Aber, vor den Erfolg haben die Götter bekanntlich den Schweiß gesetzt. Viele, wirklich sehr viele Dinge, sind zu beachten, um mit einem virtuellen Ladenlokal im Netz erfolgreich sein zu können. In diesem Stück hier soll es um Geschäftszahlen gehen. Damit meine ich an dieser Stelle gar nicht mal die E-Commerce Analytics, über die meine kluge Kollegin Dr. Katja Flinzner gerade eine ebenso bemerkens- wie lesenswerte Serie für euch schreibt. Nein, ich meine die grundlegenden Geschäftszahlen, die ihr für euch und auch die Finanzverwaltung parat haben müsst. Nicht schön, aber leider unumgänglich.

Die dunkle Seite der Macht – was das Finanzamt von euch will

Wenn ihr einen Online-Shop betreibt, begebt ihr euch in die schöne und bunte Welt der Gewerbetreibenden. Und damit seid ihr dann auch unweigerlich auf dem Schirm der Finanzbehörden – die dunkle Seite der Macht. Diese Herrschaften bestehen darauf, dass ihr eure Geschäftstätigkeit lückenlos und nachvollziehbar dokumentiert. Wir haben dazu hier schon vor geraumer Zeit ein Informationsstück veröffentlicht.

An den dort geschilderten Wahrheiten hat sich prinzipiell nichts geändert. Um eine revisionssichere Finanzbuchhaltung (FiBu) zu führen, gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten. Erstens, ihr macht das selber mit Bordmitteln, die meistens mehr oder weniger hilfreiche Excel-Tabellen sind. Geht, ist aber nicht so effizient und praktisch, sobald ihr ein gewisses Volumen erreicht. Zweitens, ihr macht das wiederum selber und setzt eine geeignete Buchhaltungssoftware ein. Das ist eine gute Lösung.

Drittens, ihr lagert eure FiBu an ein externes steuerberatendes Büro aus. Das kann Sinn machen, kostet allerdings natürlich Geld und entbindet euch selbstverständlich auch nicht davon, eure Geschäftsvorgänge akribisch zu dokumentieren, um diese dann an die Steuerberatung zur weiteren fachlichen Bearbeitung zu übergeben.

Noch wichtiger: Kontrolle der Geschäftszahlen für den eigenen Erfolg

Die revisionssichere Dokumentation der Geschäftsvorgänge für die Finanzverwaltung ist das eine. Noch wichtiger für euren wirtschaftlichen Erfolg ist es jedoch, die eigenen Geschäftszahlen zu kennen und diese gnadenlos zu analysieren. Ich möchte Niemandem Naivität unterstellen, jedoch ist es traurige Wahrheit, dass häufig Umsatz und Gewinn verwechselt werden. Kosten werden übersehen und es wird dann irgendwann festgestellt, dass trotz eigentlich guter Verkaufszahlen unter dem berühmten Strich kein Profit bleibt.

Umsatz alleine ist keine wirklich relevante Größe. Wenn ich Zwanzig-Euro- Scheine für 19 Euro verkaufe, mache ich einen grandiosen Umsatz, bin aber binnen Stundenfrist pleite. Bei Verkäufen ist der Deckungsbeitrag die entscheidende Größe. Damit wird die Differenz zwischen den erzielten Erlösen, also den Umsätzen, und den variablen Kosten bezeichnet. Es handelt sich also um den Betrag, der zur Deckung der Fixkosten, und damit meine ich wohlwollend an erster Stelle euer Gehalt, zur Verfügung steht.

Variable Kosten: versteckt, aber nicht unsichtbar

Ich kaufe ein T-Shirt für zehn Euro und verkaufe es für 19,99 Euro hört sich schön an, ist aber nicht die ganze Wahrheit. Von den vermeintlichen 9,99 Euro Gewinn, vor Steuern, wohlgemerkt, müssen mit tödlicher Sicherheit noch eine Reihe von variablen Kosten abgezogen werden. Ihr zahlt für eure Software, ihr zahlt für eure Räumlichkeiten, ihr zahlt für eure Telekommunikation, ihr zahlt für eure Angestellten und so weiter. Das sind die Fixkosten.

Zu jedem Verkauf gesellen sich aber auch noch diverse variable Kosten. Ihr habt einen Einkauf in eurem Shop auch mit Marketing oder Werbung angestoßen? Dann müssen die in diesem Zusammenhang entstandenen Kosten natürlich anteilig berücksichtigt werden. Sonst lügt ihr euch in die eigene Tasche. Von zehn T-Shirts werden zwei retourniert oder storniert? Klar, das kommt vor. Auch die Kosten für diese Retouren oder Stornos müsst ihr vom Ertrag für die erfolgreich verkauften acht T-Shirts abziehen.

Ein zunächst einmal prima aussehender Rohertrag kann durch diverse variable Kosten ganz schnell aufgezehrt werden. Deshalb sollte ganz genau hingeschaut werden – und zwar differenziert. Denn es kann durchaus sein, dass sich das Verhältnis von Ertrag und Kosten in verschiedenen Absatzkanälen signifikant voneinander unterscheidet. Wenn ihr das erkennt, habt ihr einen wichtigen und entscheidenden Schritt in Richtung höherer Profitabilität getan. Denn dann könnt ihr entsprechend nachsteuern, also weniger profitabele Kanäle entweder runterfahren oder optimieren und die ertragreichen Kanäle weiter ausbauen.

Controlling ist nicht alles, aber ohne Controlling ist alles nichts

Die detaillierte Beschäftigung mit Geschäftszahlen, manche nennen es auch etwas ohrgerechter Controlling, gehört sicher nicht zu den vergnügungssteuerpflichtigen Aufgaben im E-Commerce. Leider gehört dieses unschöne Programm aber zwingend zum Pflichten-Spektrum, wenn ein Webshop erfolgreich und profitabel sein soll. Daran geht kein Weg vorbei. Controlling ist nicht alles, aber ohne Controlling ist alles nichts – oder ganz schnell vorbei.

Fazit

Wie behaltet ihr eure Geschäftszahlen im Griff? Nutzt ihr Software? Welche Schlüsse zieht ihr aus euren Zahlen? Für Kommentare zu diesen trotz der trockenen Materie spannenden Fragen wären wir sehr dankbar.

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