Ein kurzes 1x1 der Buchhaltung für Online-Händler

Welche Art der Buchhaltung?

Bei einem Umsatz unter 500.000 Euro pro Jahr kann die Einnahme-Überschuss-Rechnung gewählt werden. Liegt der Umsatz höher, oder ist die Unternehmensform eine GmbH oder AG, muss eine Bilanz mit doppelter Buchhaltung erstellt werden. Ein kurzer Blick auf diese beiden Arten der Buchführung:

Einnahme-Überschuss-Rechnung

Bei dieser vereinfachten Methode zur Gewinnermittlung werden nach dem sogenannten „Zufluss-Abflussprinzip“ nur die tatsächlich im Abrechnungszeitraum anfallenden Geldflüsse betrachtet. Wurden also vor Jahresende noch 100 T-Shirts eingekauft, wird das Jahresergebnis um den bezahlten Kaufpreis gemindert.

Dass die Ware im Regal liegt und einen Wert für das Unternehmen darstellt, bleibt außen vor. Gleiches gilt allerdings auch für Schulden, die vielleicht Anfang des nächsten Jahres fällig werden. Der Wert des Unternehmens ist also so nicht ermittelbar, aber die Methode ist schön einfach – und über kurz oder lang wird der Fiskus zu seinem Geld kommen.

Bilanz mit doppelter Buchführung

Diese von den italienischen Erfindern des Bankwesens im 14. Jahrhundert entwickelte Methode ist heute in der Wirtschaft die am weitesten verbreitete Buchführung. Man spricht von „doppelter“ Buchführung, weil jeder Geschäftsvorgang auch zweifach dokumentiert wird.

In einem Buchungssatz wird grundsätzlich „Soll an Haben“ gebucht, also jeder Geschäftsvorfall doppelt erfasst, und dies auch noch auf verschiedenen Konten. Hierbei wird der gesamte Unternehmenswert ermittelt, inklusive aller Schulden, Vermögenswerte, Lagerbestände, Immobilien usw.

Die Erstellung von Bilanzen muss von Fachleuten durchgeführt werden, daher gehen wir hier nicht weiter auf diese komplexe Materie ein.

Grundsätze der Buchführung

Unabhängig von der Art der Buchführung gelten die folgenden Grundsätze immer:

Belegpflicht

Dies ist eine eiserne Regel: „Keine Buchung ohne Beleg.“ Zu jedem Zahlungsfluss muss ein schriftlicher oder elektronischer Beleg existieren und per Nummer oder Bezeichnung mit diesem verknüpft sein. Existiert keine Rechnung oder Quittung, können Eigenbelege erstellt werden, aber diese müssen vor einem Prüfer (in der Regel des Finanzamts) bestand haben. Die Aufbewahrungsfrist für Belege beträgt zehn Jahre.

Die Belege sind fortlaufend, vollständig und zeitnah zu erfassen. Außerdem sollen sie nach Geschäftsfällen systematisiert sein. Damit die Lückenlosigkeit der Belege nachgewiesen werden kann, sollten fortlaufende Belegnummern vergeben werden.

Die Belegarten

Die wichtigsten Belege im Online-Handel sind Rechnungen – und zwar

Ausgangsrechnungen, also Rechnungen die das Unternehmen verlassen und für die es (in der Regel von seinen Kunden) Zahlungen erhält.

Eingangsrechnungen, also Rechnungen die das Unternehmen erhält und bezahlen muss (in der Regel von seinen Lieferanten, aber auch von Dienstleistern, wie Spediteuren).

Weitere häufige Belegarten sind

• Gutschriften

• Kassenbewegungen (Bartransaktionen)

• Lohn- und Gehaltsrechnungen

Alle diese Belege sind nach Zeitabschnitten zu sortieren und lückenlos zu erfassen.

Die Buchung

Hier dürfen die Begriffe nicht durcheinander geraten: Ihre Bank bucht Geldflüsse auf Ihren Bankkonten. Sie als Kauffrau/-mann buchen Geschäftsvorfälle auf Ihren Geschäftskonten. Fließt Geld auf Ihren Bankkonten, dann sind die Kontoauszüge sozusagen eine Kopie der Buchung der Bank – nicht Ihre eigene Buchung.

Diese nehmen Sie durch Eintrag in Ihr Kontobuch vor. Hier „verbuchen“ Sie im Wortsinne den Geschäftsvorfall, indem Sie festhalten, welche Rechnung mit welchem Betrag bezahlt wurde. Die Rechnung und der Bankkontoauszug sind lediglich die Belege für dieses Geschäft.

Damit diese von Ihnen vorgenommenen Buchungen verständlich für Außenstehende sind, werden gleichartige Geschäftsfälle in Buchungskonten gebündelt. Diese haben nichts mit Ihren Bankkonten zu tun, sondern dienen ausschließlich der besseren Strukturierung.

Hier haben sich Standards herausgebildet, die sogenannten Standard-Kontenrahmen (SKR). So wird von Kleinunternehmern oft der SKR 03 eingesetzt. Die vierstelligen Kontobezeichnungen erlauben eine fast beliebig feine Unterscheidung zwischen den einzelnen Arten der Einnahmen und Ausgaben.

Mit dem SKR 03 als Vorlage – der übrigens häufig auch in gängigen Buchhaltungsprogrammen enthalten ist, gelingt die Gruppierung der Buchungen recht leicht. Wer hier unsicher ist, sollte den Rat von Buchhaltern oder Steuerberatern in Anspruch nehmen.

Selber machen oder auslagern?

Diese Frage beantwortet der erfahrene Berater mit einem gekonnten: „Es kommt darauf an …“. … und zwar auf Ihre Bereitschaft und Fähigkeit sich mit der Materie auseinander zu setzen, aber natürlich auch auf das Volumen Ihres Geschäfts.

Wer keine Erfahrung in diesem Bereich hat, sollte sich auf jeden Fall vor dem Geschäftsstart beim Aufsetzen des eigenen Buchungs-Systems beraten lassen – egal, ob es mit Eingangskorb und Aktenablage funktioniert, oder per Buchhaltungs-Software.

Der Vorteil der Buchhaltung in Eigenregie ist (neben der Kostenersparnis für externe Dienste) die absolute Transparenz des eigenen Geschäfts. Ein „böses Erwachen“ wenn der externe Steuerberater die Jahresbilanz vorlegt, kann es nicht geben, wenn Sie Ihre Bücher selbst führen.

Unbedingt zu empfehlen ist in diesem Fall der Einsatz einer Buchhaltungs-Software, denn hier ist die Erfassung der Buchungen so vorstrukturiert, dass man mit wenig Arbeit in der Regel die gesetzlichen Anforderungen erfüllen kann.

Es gibt kostenfreie Buchhaltungsprogramme, aber auch sehr weit verbreitete Systeme sind für unter 100 Euro zu haben. Und seit einiger Zeit werden auch Cloud-Lösungen gegen geringe monatliche Nutzungsgebühren angeboten.

Und so geht’s mit VersaCommerce: Ausgangsrechnungen können Sie ganz einfach erstellen. Die Rechnungen werden automatisch durchnummeriert. Alles weitere bezüglich Ihrer Buchhaltung sollten Sie dann in einem speziell hierfür vorgesehenen System erledigen.