Warenwirtschaftssysteme (WWS) für Online-Händler

Ein Warenwirtschaftssystem (abgekürzt WWS oder WaWi) ist ein Modell zur Abbildung der Warenströme im Geschäftsprozess eines Unternehmens. Die englische Abkürzung ERP (Enterprise Ressource Planning) ist noch weiter gefasst, da in ERP-Systemen unter anderem auch Produktionsmaterialien und Personal geplant werden. Wir bleiben hier gedanklich und begrifflich bei der Warenwirtschaft, da die überwiegende Mehrheit der Online-Händler ihre Ware nicht selbst produziert, sondern von Herstellern, bzw. Lieferanten bezieht.

Was wird von einem WWS abgedeckt?

Ein WWS unterstützt die drei Kernaufgaben des Händlers:

1. Den Einkauf

• Disposition (Limit-Planung, Warnung bei geringen Beständen, Bestellvorschläge, Wiederkehrende Bestellungen, …)
• Lieferantenverwaltung (Adressen, wichtige Merkmale, Konditionen, Korrespondenz, Verträge …)
• Auftragsverwaltung
• Rechnungseingang, Verwaltung von Kreditorenrechnungen
• Verwaltung von Zahlungen

2. Die Lagerhaltung

• Wareneingang (Warenkennzeichnung, Scan-Etiketten, …)
• Lagerbestand (Bestandsführung, …)
• Warenausgang (Kommissionierung, …)

3. Den Verkauf

• Bearbeitung von Bestelldaten
• Bearbeitung von Kundendaten
• Kommissionierung und Versand (Schnittstelle zu Versand-Software)
• Erstellung und Verwaltung von Debitorenrechnungen
• Verwaltung von Zahlungen

Neben dem Management der Warenbewegungen sowie der hiermit verbundenen Dokumente, hilft das WWS den Online-Händlern auch noch bei den kaufmännischen Angelegenheiten:

• Inventur
• Berichte und Statistiken wie: Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresabschlüsse
• Kostenrechnungen
• Vertragsverwaltung

Die Grenzen zwischen dem WWS und einem CRM-System (Customer Relationship Management = Kunden-Management) sind fließend. Im WWS wird beispielsweise verzeichnet sein, welche Kunden viel Umsatz bringen. Die Aufgabe, diesen „A-Kunden“ einen speziellen Gutschein per E-Mail zu senden, könnte also sowohl mit dem WWS, als auch mit anderen Systemen erledigt werden.

In welchem Fall lohnt der Einsatz eines WWS?

Grundsätzlich gibt es keine feste Größe, ab der sich der Einsatz eines WWS lohnt. Außerdem spielt bei einer Kosten-Nutzen-Betrachtung natürlich auch der Preis für das WWS eine wichtige Rolle – und da gibt es von kostenfreien Open-Source-Systemen bis zu Profi-Lösungen für fünfstellige Beträge eine riesige Spanne. Unter folgenden Bedingungen ist der Einsatz eines WWS jedoch wahrscheinlich sinnvoll:

• Wenn mehrere Personen mit der Ware beschäftigt sind – also Lieferungen annehmen, im Lager arbeiten oder mit dem Versand zu tun haben.
• Wenn ein breites Sortiment angeboten wird – etwa, wenn mehr als 100 verschiedene Produkte beständig bevorratet werden müssen.
• Wenn viele Bestellungen zu bewältigen sind – je nach Sortiment kann sich der Einsatz eines WWS schon ab 10-20 Bestellungen pro Tag lohnen, da die Bearbeitungszeiten deutlich sinken.
• Wenn aus dem Lager heraus mehrere Kanäle bedient werden müssen – wie zum Beispiel der Online-Versand und ein stationäres Geschäft (oder auch: mehrere Online-Shops).

Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?

Bevor ein Systemvergleich starten kann, müssen die Anforderungen an die spätere Lösung klar sein. Folgende Aspekte sind hierbei wichtig:

Aufgabenverteilung

Welche Aufgaben werden im Shop-System, welche mit dem WWS und welche in weiteren Systemen erledigt?

Prozessunterstützung

Welche Tätigkeiten sollen wie und wodurch unterstützt werden (Beispiel: Automatischer Versand von Kundenrechnungen bei Eingang der Bestellung.)?

Schnittstellen

Mit welchen Systemen muss das WWS Daten austauschen? Wenn Sie bereits einen Online-Shop betreiben, ist der Punkt „Schnittstellen“ ein Muss-Kriterium, falls Sie Ihren Shop nicht auf eine neue technische Plattform umziehen möchten. Auch an Ihre Buchhaltung oder Ihr Steuerbüro müssen wahrscheinlich Daten aus dem WWS gesendet werden. Hier reicht jedoch oft schon eine Export-Funktion, so dass die Daten als CSV- oder Excel-Datei versendet werden können.